Het budget van uw werf bewaken met real-time cost controlling technologie

Het financiële budget van een werf beheren is altijd al een uitdaging geweest. Maar dankzij moderne digitale tools is het nog nooit zó eenvoudig geweest om kwalitatieve informatie in realtime te verzamelen. Door op deze manier te werken, neemt de reactiviteit van de financiële afdeling toe en verkrijgt u inzicht in de werkelijke kosten per activiteit op de bouwplaats.

Bouw- en infrastructuurbedrijven hebben vaak moeite om het financiële aspect van hun projecten nauwlettend in de gaten te houden. Zo werd in het VK in 2015 vastgesteld dat 69% van de bouwprojecten hun budget had overschreden. Een van de redenen hiervoor is dat er talloze verschillende kosten aan verbonden zijn. Het bijhouden van de arbeidskosten bijvoorbeeld is voornamelijk moeilijk omdat het personeel de hele dag door tal van taken uitvoert zonder u aan het einde een factuur te sturen (in tegenstelling tot wat er gebeurt met onderaannemers en materialen).

Wat maakt kostenbeheersing zo belangrijk?

Er zijn vier elementen die het van cruciaal belang maken om de kosten nauwlettend te volgen:

1. De bouwsector is zeer competitief, wat de marges onder druk zet. U moet uw kosten onder controle houden om winstgevend te zijn.
2. Er zijn veel budgetoverschrijdingen bij grote bouwprojecten. Hoe eerder u een mogelijke overschrijding detecteert, hoe eerder u deze kunt vermijden of verminderen.
3. Complexe samenwerking tussen bouwbedrijven vereist diep inzicht in de manier van werken om een sterke onderhandelingspositie te hebben.
4. Menselijke arbeid is duur. Het verlagen van deze kosten – al is het maar een klein beetje – heeft een enorme impact op de winstgevendheid.

Het is duidelijk dat bouwbedrijven een duidelijk zicht op de arbeidskosten nodig hebben. Idealiter is dit een overzicht van de kosten per project en per bouwplaats uitgevoerde activiteit. Tot voor kort hadden degenen die verantwoordelijk waren voor het monitoren van het budget slechts toegang tot een beperkt aantal verschillende methoden om deze informatie te verkrijgen, zoals:

• Sommige bedrijven voeren pas een analyse uit nadat het project is afgerond. Tegen die tijd is er echter veel informatie verloren gegaan en had het project verliesgevend kunnen zijn zonder dat ze het op dat moment wisten. Daarom zijn ze gedoemd om steeds weer dezelfde fout te maken.
• Andere bedrijven hebben een op papier gebaseerd proces om informatie van werknemers te verzamelen. Maar dit brengt een zware administratieve last met zich mee voor zowel de werknemers als het hoofdkantoor – alle uitgevoerde activiteiten en de gepresteerde uren worden bijvoorbeeld opgeschreven en via een validatieproces verwerkt voordat ze in een softwareprogramma worden ingevoerd (vaak meerdere keren). De inzichten komen pas 3-4 weken na de feiten binnen, wat de reactiviteit sterk vermindert.
• Een moderne track & trace-oplossing is ideaal voor het monitoren van uw activa en het automatiseren van de salarisadministratie, maar het is vaak een ‘black box’ wat de financiën betreft omdat het geen informatie geeft over wat er precies is gedaan gedurende de uren die besteed warden op de werf.

In het kort: het verzamelen van informatie om effectieve kostenbeheersing mogelijk te maken brengt ofwel een zware administratieve last met zich mee voor alle betrokkenen, wat resulteert in een lange verwerkingstijd en verminderde reactiviteit, of het wordt niet goed gedaan en levert als zodanig niet de verwachte waarde op voor de bedrijf.

Hoe digitale oplossingen het pad naar voren leggen

Het goede nieuws is echter dat de technologie de afgelopen jaren enorm is geëvolueerd, en we nu veel meer gebruik van smartphones en tablets zien, zelfs op de bouwplaats. Dus waarom zou u niet van dezelfde tools gebruik maken die ons persoonlijke leven ook zo veel eenvoudiger maken?

Tegenwoordig zijn er gebruiksvriendelijke mobiele applicaties waarmee werknemers snel en gemakkelijk cruciale informatie kunnen invoeren, die vervolgens in realtime beschikbaar is voor elke eenheid van het bedrijf. Het gebruik van een mobiele applicatie heeft tal van voordelen, waaronder:

1. U hoeft niet te investeren in dure hardware. Bijna iedereen op de werf heeft reeds een smartphone of tablet.
2. Het hele proces van gegevensverzameling wordt al vanop de werf geautomatiseerd. Nergens anders is handmatige invoer nodig.
3. De data zijn kwalitatief, maken gebruik van dropdownlijsten en iconen met een gestandaardiseerd proces, waardoor inzichten ontstaan op organisationeel niveau.
4. De gegevens zijn direct beschikbaar, waardoor de financiële afdeling kan ingrijpen en waar nodig snel opvolgen.
5. De data is ook bruikbaar voor andere afdelingen, zoals HR, voor het automatiseren van de loonadministratie.
6. Diepgaande inzichten in de manier van werken op alle bouwwerven zal het bedrijf in staat stellen om in de toekomst betere & nauwkeurigere voorstellen te doen voor nieuwe opdrachten, wat de winstgevendheid verzekert.

Steeds meer bouwbedrijven gebruiken deze tools om van de voordelen te genieten en om bekwame, jonge werknemers aan te trekken die deze tools in hun professionele leven willen gebruiken. Het gebruik van mobiele applicaties op de bouwplaats kan aanzienlijk bijdragen aan het veiligstellen van de toekomstige welvaart van een bouwbedrijf.

De oude manier van werken is voorgoed voorbij, want ze wordt vervangen door het gebruik van digitale oplossingen. Door uw werkplek de 21e eeuw binnen te brengen met de tools die vandaag beschikbaar zijn, kunt u uw bedrijf slim, efficiënt en toekomstbestendig maken!