Planning is essentieel in een organisatie. Een strikte planning is des te belangrijker als u grote teams en/of teams verspreid over meerdere locaties moet beheren.
Zonder een geschikt instrument kan teamplanning al snel een echte uitdaging worden, zowel voor operationele managers als voor HR-managers. Planningssoftware is een waardevolle bondgenoot voor een soepel projectbeheer.
Laten we samen uitzoeken hoe Resource Planning™, de speciale planningssoftware voor mobiele teams, u dagelijks kan helpen.
Strategische personeelsplanning, een centrale uitdaging in het bedrijfsleven
Planningbeheer is een cruciale stap in projectbeheer. Dankzij een efficiënte toewijzing van middelen kunnen workflows soepel verlopen.
Strategische personeelsplanning wordt gedefinieerd als “de juiste medewerker, op de juiste plaats, op het juiste moment“. Het concept klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het dat niet.
Plannen onder druk, rekening houden met de beschikbaarheid en vaardigheden van elke persoon, taken beheren, de behoeften van elk project vaststellen… professionele personeelsplanning is even complex als essentieel.
Daarom maken steeds meer organisaties gebruik van software voor planningbeheer. Deze beheertools vergemakkelijken de teamplanning, stroomlijnen workflows en verbeteren de productiviteit.
Geleidelijk aan is planningssoftware in bedrijven een onmisbaar instrument geworden voor HR en operationele teams.
Hoe een teamplanning beheren?
Er is maar één manier om een teamrooster te maken dat werkt: een solide organisatie. Alvorens het werk te verdelen, is het raadzaam om vooraf de beschikbaarheid van elke persoon na te gaan. En hier mag het niet aan ontbreken: goedgekeurde verlofaanvragen, wijzigingen, opleidingsdagen, medische controles, verplichte rusttijden, enz.
De eerste sleutel tot succesvolle teamplanning is te begrijpen dat het rooster van werktijden onlosmakelijk verbonden is met het rooster van afwezigheden. U moet een duidelijk beeld hebben van ieders beschikbaarheid.
Taakbeheer is een ander noodzakelijk element van teamplanning. Door de taken nauwkeurig in tijd en ruimte te organiseren, kunt u de behoeften van elk project in termen van mankracht en vaardigheden identificeren.
Ga vervolgens gewoon naar de Resource Planning™ tool om de afwezigheid of beschikbaarheid van het team en de behoeften van elk project te bekijken en in een paar klikken medewerkers toe te wijzen aan elk van uw projecten.
De laatste stap is het communiceren van de voltooide planning aan alle teams.
Hoe maakt u een personeelsplanning in 4 stappen?
Om een personeelsplanning te maken, moet u 4 verschillende stappen doorlopen:
- Een geconsolideerd rooster van afwezigheden en vakanties opstellen of daarover beschikken, om een duidelijk beeld te krijgen van de beschikbaarheid van uw medewerkers
- De personeelsbehoeften voor elk project opstellen, rekening houdend met de vereiste vaardigheden voor de uit te voeren taken
- Beschikbare teams toewijzen aan de verschillende projecten, rekening houdend met alle beperkingen.
- De voltooide planningen tijdig doorgeven aan de verschillende teams.
Om u tijdens dit hele proces te ondersteunen, zijn er nu speciale digitale systemen, zoals de Resource Planning™-teamplanningssoftware.
Een personeelsplanning app, een onmisbaar organisatorisch hulpmiddel
Met software voor personeelsplanning kunt u de werkroosters van uw personeel gedurende het hele project efficiënt beheren. Het is bijzonder nuttig voor bedrijven met een groot aantal personeelsleden die op verschillende locaties werken. De bouwsector, met een grote verscheidenheid aan mensen die op verschillende locaties werken, is een goed voorbeeld van deze complexiteit.
Planningssoftware kan worden gebruikt om werktijden te plannen, vakanties en afwezigheden van personeel te controleren, personeelsbehoeften vast te stellen, teams toe te wijzen, enz. en zo te zorgen voor een soepel projectbeheer.
Het gebruik van een planningssoftware maakt het mogelijk het beheer van de planningen te centraliseren in één enkel systeem. Digitale oplossingen maken informatie toegankelijk voor iedereen, op elk moment.
Digitale tools voor planningbeheer, zoals Traxxeo, maken ook een beperkte planning mogelijk, evenals andere functies die kostbare tijd besparen voor de teams die verantwoordelijk zijn voor de planning.
Planningbeheer en software: de voordelen van digitale systemen
Van Excel-spreadsheets tot Gantt-diagrammen, er zijn vele oplossingen voor het beheer van planningen. Voor professioneel beheer heeft het gebruik van een softwaretool zoals Resource Planning™ echter vele voordelen.
1. Bekijk de schema’s van uw team op elk moment
Met Ressource Planning™ van Traxxeo krijgt u een globaal overzicht van de planningen van uw teams. U kunt de planning van uw personeel per dag, week, maand… bekijken en in detail organiseren.
Of u nu liever volgens een dagelijks, wekelijks of maandelijks schema werkt, het systeem past zich in een oogwenk aan uw gewoonten aan. Met de verschillende kalenderweergaven kunt u uw middelen gemakkelijk beheren.
2. Werk organiseren en verdelen onder uw medewerkers
Dankzij deze geavanceerde functies kunt u met Ressource planning™ ook de behoeften van elk project of aandachtspunt (bouwplaats, locatie…) visualiseren.
Met de speciale weergave kunt u generieke evenementen plannen, die overeenkomen met de projectbehoefte. Zo kunt u de behoefte aan een persoon met bepaalde vaardigheden over een bepaalde periode specificeren.
De toewijzing van personeel volgens hun beschikbaarheid kan dan later gebeuren. Dit biedt meer flexibiliteit bij de toewijzing van teams, terwijl een optimale planning en projectbeheer wordt gewaarborgd.
3. Planning uitvoeren onder beperkingen, zonder belemmeringen
Zonder een geschikt personeelsplanningsysteem wordt planning onder druk al snel een wiskundige puzzel.
In de bouwsector zijn de beperkingen echter alomtegenwoordig: productielimieten van het team, compenserende rusttijden, verplichte fasen, enz. Het is van cruciaal belang om vanaf het begin rekening te houden met deze beperkingen om onaangename verrassingen achteraf te voorkomen.
Met de personeelsplanning software Ressource planning™ plant u gemakkelijk onder beperkingen, in overeenstemming met uw HR-beheerregels. Het planning programma is snel en intuïtief te gebruiken, dankzij een interface die is ontworpen voor de gebruiker.
4. Vergelijk de geplande werkzaamheden met de realisatie
Personeelsbeheer is geen exacte wetenschap: er zal altijd een min of meer grote kloof bestaan tussen het geplande werk en het gerealiseerde werk.
Dat is logisch: onze werkdagen worden onderbroken door onvoorziene gebeurtenissen en de productiviteit van werknemers varieert voortdurend.
Het is echter belangrijk om deze kloof in de gaten te houden. Een opvallend verschil tussen het geplande werk en het door de teams geproduceerde werk kan een belangrijk waarschuwingssignaal zijn. Op bouwplaatsen is het bijvoorbeeld belangrijk om de voortgang regelmatig te kunnen controleren, zodat afwijkingen zo snel mogelijk kunnen worden gecorrigeerd.
Dankzij digitale oplossingen voor tijdregistratie is het voortaan mogelijk om de werktijden van werknemers nauwgezet op te volgen, zelfs wanneer het personeel mobiel is (werknemers op locatie, interventies, enz.). Een tijdregistratiesysteem zoals Digital Timesheets™ maakt piektijden- en activiteitenbeheer en het volgen van prestaties in real-time mogelijk.
Vervolgens kunt u dankzij de duidelijke interfaces en dashboards in één oogopslag het geplande werk vergelijken met het voltooide werk, zodat u eventuele afwijkingen onmiddellijk kunt verhelpen. Responsief projectbeheer zorgt ervoor dat de workflows worden geoptimaliseerd, zodat u bovenop uw projecten kunt blijven zitten.
5. Bekijk de afwezigheidslijst voor een foutloze loonlijst
Goed projectbeheer vereist ook een actuele afwezigheidsplanning. Er is niets erger dan een werknemer inplannen om er vervolgens achter te komen dat hij of zij op die datum gewoon afwezig zal zijn.
Hetzelfde geldt voor het loonbeheer: wanneer de gewerkte uren worden gerapporteerd aan de loonbeheerders, is het van essentieel belang om elke afwezigheid van tijdsregistratie van een werknemer te kunnen verklaren. Was hij of zij in opleiding? Was hij of zij terecht afwezig? Dit zal onvermijdelijk gevolgen hebben voor hun loon.
Maar al te vaak weten loonbeheerders de reden van het verzuim niet op tijd. Dit leidt tot onnauwkeurige beloning, ontevredenheid onder werknemers en een gespannen sociaal klimaat tussen teams.
Met Ressource planning™ kunt u geplande en ongeplande afwezigheden bijhouden, zodat iedereen correct wordt uitbetaald.
Hoe kiest u uw personeelsplanning software?
Ongeacht de omvang van uw bedrijf en uw sector zijn er nu gespecialiseerde planningstools. De gratis planning programma’s zijn over het algemeen bedoeld voor kleine bedrijven of zelfs particulieren. De betalende tools bieden niet allemaal dezelfde functionaliteiten.
Het belangrijkste is dat u een personeelsplanning software kiest die aan uw behoeften voldoet. Deze behoeften hangen af van de omvang van uw onderneming, uw activiteitensector, maar ook van de omvang en de complexiteit van de te beheren projecten en teams.
Tot slot moet u rekening houden met de IT-vaardigheden van uw teams. Het is inderdaad van cruciaal belang dat het software pakket gemakkelijk te leren is voor de gebruikers – met het risico dat het vanaf het begin slecht wordt geaccepteerd! -.
Kortom, kies een software pakket dat :
- Aangepast is aan uw activiteitensector
- Gemakkelijk te leren
- Aanpasbaar aan uw behoeften
- Aangepast aan uw bedrijfsgrootte
Traxxeo, uw software voor werf- en interventieplanning
Traxxeo is een mobiel resource management platform. Het is ontworpen voor sectoren zoals bouw, energie, onderhoud, enz. De oplossing Ressource planning™ is de ideale partner voor de planning van veldteams op locatie of bij interventies.
Zijn kracht: een krachtig platform, die voor iedereen toegankelijk is gemaakt dankzij een gebruiksvriendelijke interface. Een onmisbare bondgenoot voor operations managers die personeel onderweg moeten beheren.
Vereenvoudig het beheer van uw teamplanning
